Feliz 2020 SeusVermes™!
Nada como começar um ano novo de forma organizada, prática e hétero. O melhor aplicativo para organização é a velha e boa SuaMãe™ lista de tarefas.
Há 500 aplicativos de lista de tarefas, como eu utilizo a suíte Office, decidi optar pelo Microsoft To Do, tanto para Windows, Android, iOS e web.
Esqueça aplicativos como Notion, Evernote, o próprio OneNote. São aplicativos complexos, cheio de firulas que mais atrapalham do que ajudam. São excelentes para fazer anotações para estudos, receitas etc.
Um aplicativo mais simples é ótimo, basta saber como usar.
INSTALAR E CONFIGURAR
Depois de instalar, configure uma conta para manter sincronizar na nuvem e também poder convidar outras pessoas em listas compartilhadas.
Então procure aplicativos que tenham essas duas funções importantes.
ORGANIZAR O LAYOUT
Antes de sair usando feito uma barata tonta, tente criar um padrão de uso para não virar uma zona e 500 listas com 2 itens. Isso é a coisa mais importante, porque se ficar uma bosta será confuso no futuro e vai desmotivar. Ou seja, vai mais atrapalhar do que ajudar.
Vou mostrar como eu organizo no Microsoft To Do para uso pessoal. Para uso profissional provavelmente você deverá usar a ferramenta da sua empresa.
Antes de começar, eu uso apenas para tarefas e listas. Compromissos eu uso o calendário.
Eu decidi dividir o uso em 2: tarefas e listas. As tarefas são coisas que eu tenho que fazer, são atividades. Já as listas são itens que não preciso fazer, são filmes para ver, livros para ler, lugares para visitar, produtos para comprar etc.
Exemplo: Quando preciso comprar arroz eu coloco nas listas porque é apenas um item, se eu for lembrando ao longo do tempo vou adicionando mais. Quando preciso ir ao supermercado porque não há nem miojo, eu coloco nas tarefas porque é uma atividade que eu preciso fazer.
No Microsoft Todo (e acredito quem em outros) há listas espertas. É uma mão na roda para automatizar as minhas tarefas.
TAREFAS
Falando sobre as tarefas, eu uso as listas espertas dessa forma:
Tasks
O mais importante. Todas as minhas tarefas eu coloco no Tasks, todas. Não importa se é pagar fatura do cartão ou se é passear com o cachorro. Tá tudo lá. A primeira vista parece que vai ficar uma zona, mas não vai. Se ficar uma zona é porque você está sendo escravizado e precisa gerenciar melhor suas atividades.
Faço isso para centralizar todas as atividades, pois se criar listas para diversas atividade pode ser que você se perca nas tarefas. Não vai ficar uma zona justamente por causa das demais listas espertas.
My Day
O My Day uso para exibir as tarefas que preciso fazer no dia. Se você não colocar nada lá, estará vazia. Se você criar uma tarefa com uma data, quando essa data chegar não vai aparecer lá também. O esquema é você abrir o Tasks e ver quais são as tarefas que você precisa fazer no dia. Simples assim.
Important
São tarefas importantes que não necessariamente tarefas que tenho que fazer no dia, mas que eu preciso ficar esperto.
Planned
São tarefas que tem data específica. Podem ser ou não importantes.
Assigned to You
Quando você tem alguma lista compartilhada e alguém te atribui uma tarefa. Simples assim.
As tarefas basicamente são organizadas assim. Uso esse esquema de cores para deixar o Tasks diferente, pois tudo está lá enquanto as demais listas azuis não necessariamente.
CRIANDO UMA TAREFA
Quando tenho alguma tarefa vou lá e crio em adicionaro. Nela eu decido se tenho que fazer hoje (My Day) ou se tenho que necessariamente fazer ou terminar em determinado dia (Planned), se a não realização terá algum impacto negativo (Important).
Assim a tarefa estará nos Tasks e se tiver algum atributo estará nas demais listas (em azuis).
Além disso, dá para colocar passos adicionais, anexar arquivos e criar notas:
Assim, logo de manhã eu dou uma passa no Tasks e vejo se é algo que tenho que fazer no dia e mando para o My Day.
No final do dia eu vejo as tarefas que não completei e analiso se realmente era algo que tinha que ser feito. Dessa forma já faz uma limpeza as tarefas inúteis ou que, pela tempestividade, não fará faz mais sentido. Ou você pode manter, aí no dia seguinte analisa novamente se é necessário ou não completar.
Dessa forma eu só preciso olhar os Taks, não preciso olhar as demais listas. Até porque nessa lista mostra quando os itens tem prazos ou são importantes etc:
Faço dessa forma para manter o mais simples possível sem deixar a praticidade de lado. Ter 500 listas inúteis só vai te atrapalhar, várias redundâncias etc.
"Ahh Raposão, mas eu sou importante e tenho muitas tarefas!"
Se fosse você, teria uma secretaria.
Bem, isso são as tarefas, agora vamos para a segunta parte: as listas.
LISTAS
Diferente das tarefas, as listas uso apenas para organizar as coisas que tenho que comprar, assistir, ler, visitar, quem quero comer etc. Esses itens não são coisas que tenho que fazer (querer ler um livro não é uma atividade). Uso a cor verde para destacar que não é necessariamente uma atividade.
Crio algumas pastas para organizar melhor e mantê-las fechadas para não poluir o visual.
Tenho um grupo Casa que são coisas que preciso ter em casa, como comida, produtos de higiene pessoa. Não crio "compras" porque eu uso como controle, então sei o que tem e o que não tem
Por exemplo, se a pasta de dente acabou e preciso comprar, eu desmarco ela e mando para o My Day, assim eu transformo um item de lista em uma tarefa, que é comprar.
Quando eu comprar a pasta de dente eu marco no My Day como completada, deixo ela na lista (Higiene) e não deleto (e deixo a opção exibir itens completador), pois assim eu vou saber que já tenho e não preciso comprar.
Se é algo que acabou mas não preciso comprar no dia, como por exemplo suco de laranja, eu apenas deixo desmarcado e quando for no supermercado eu dou uma passada nas listas e vejo o que está faltando e compro (ou não). Dessa forma eu controlo tudo o que tenho em casa, se está faltando e se preciso comprar no dia ou não.
Outro grupo de listas que tenho é de Entretenimento que coloco listas relacionadas ao lazer, como visitar algum lugar ou assistir algum filme.
Às vezes você está coçando o saco e quer assistir um filme, mas fica 2 horas procurando na Netflix e não lembra de bosta nenhuma. Então quando tiver vontade de assistir um filme, vai lá e coloca. Aí quando quiser assistir um filme e não lembrar, basta consultar.
Mesma coisa com lugares, quer ir num bar, num restaurante, museu etc., vai lá e adiciona. Quando estiver a toa querendo sair e tá sem ideia ou não lembra de bosta alguma, só consultar.
Além disso, dá para criar listas temporárias na hora de organizar algum churrasco com os amigos e decidir o que cada um vai comprar e compartilhar essa lista com todo mundo. E deixá-la guardada caso queira reaproveitá-la em outro churrasco.
Antes eu organizava essas coisas no OneNote mas decidi migrar para um aplicativo de tarefas por ser muito mais fácil, muito mais simples e muito mais prático.
Sincroniza na nuvem, dá para compartilhar as listas com outras pessoas (ótimo para itens da casa), organizar viagens (eu tenho um checklist de roupas, assim não fico perdendo tempo pensando no que levar) etc.
Já comentei com os contatos são desprezados mas que são importantes no celular pois ajudam na organização não só dos números de telefone, mas também quem são as pessoas, onde elas moram, o que fazem, o que comem...
Então sem dúvida ter um aplicativo de lista de tarefas e lembretes também ajuda na organização da tua vida, principalmente pessoal, e deixar tudo mais prático.
Mas nem tudo é perfeito, minha namorada vivia reclamando que eu coloco muita cerveja na lista de Alimentação e que cerveja não é alimento. O jeito foi criar uma lista paralela, tipo um caixa dois para não registrar oficialmente =)